GDPR για ενορίες: ένας πρακτικός οδηγός για το γραφείο της ενορίας

Κάθε ενορία κρατά στοιχεία ανθρώπων: ονόματα και τηλέφωνα ενοριτών, βιβλία μυστηρίων, λίστες εθελοντών, καταστάσεις του φιλόπτωχου. Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) αφορά και αυτά τα στοιχεία. Δεν χρειάζεται να φοβηθούμε τον κανονισμό· χρειάζεται να τον καταλάβουμε και να οργανώσουμε τη δουλειά μας με σεβασμό προς τους ανθρώπους που μας εμπιστεύονται.

Σημαντικό: το κείμενο αυτό είναι γενική ενημέρωση και όχι νομική συμβουλή. Για συγκεκριμένα ερωτήματα, απευθυνθείτε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, σε νομικό σύμβουλο ή στην Ιερά Μητρόπολή σας.

Γιατί τα δεδομένα της ενορίας είναι ιδιαίτερα

Ο κανονισμός ζητά να υπάρχει νόμιμη βάση για κάθε επεξεργασία δεδομένων (άρθρο 6). Επιπλέον, το άρθρο 9 χαρακτηρίζει τις θρησκευτικές πεποιθήσεις ειδική κατηγορία δεδομένων, που χρειάζεται αυξημένη προστασία. Για μια ενορία αυτό έχει πρακτική σημασία: το απλό γεγονός ότι κάποιος είναι γραμμένος στο μητρώο ενοριτών, βαπτίστηκε ή ζήτησε μνημόσυνο, λέει κάτι για την πίστη του. Ο κανονισμός προβλέπει ειδικές ρυθμίσεις για θρησκευτικούς φορείς που απευθύνονται στα μέλη τους, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι τα στοιχεία μπορούν να κυκλοφορούν ελεύθερα έξω από την κοινότητα.

Κρατάμε μόνο ό,τι χρειαζόμαστε

Η αρχή της ελαχιστοποίησης είναι ίσως η πιο χρήσιμη για ένα γραφείο ενορίας. Πριν προσθέσετε ένα πεδίο σε μια φόρμα, ρωτήστε: γιατί το χρειαζόμαστε; Για να στείλουμε ευχές αρκεί το όνομα και ένα μέσο επικοινωνίας. Το ΑΦΜ, η οικογενειακή κατάσταση ή το επάγγελμα σπάνια χρειάζονται. Λιγότερα στοιχεία σημαίνει λιγότερος κίνδυνος και λιγότερη δουλειά για να τα κρατάτε ενημερωμένα. Ο οδηγός για το μητρώο ενοριτών δείχνει ποια στοιχεία έχουν πραγματικά νόημα.

Συγκατάθεση και ενημέρωση

Όταν ένας ενορίτης δίνει τα στοιχεία του, πρέπει να ξέρει τι θα γίνουν. Μια σύντομη, κατανοητή ενημέρωση στη φόρμα εγγραφής αρκεί για αρχή: ποιος κρατά τα στοιχεία, για ποιο σκοπό, πόσο καιρό και πώς μπορεί να ζητήσει αλλαγή ή διαγραφή. Για ό,τι πηγαίνει πέρα από τη βασική ποιμαντική σχέση, όπως ενημερωτικά δελτία, φωτογραφίες σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή δημοσίευση ονομάτων, ζητήστε χωριστή και ρητή συγκατάθεση και κρατήστε τη γραπτά.

Ποιος έχει πρόσβαση

Δεν χρειάζεται όλοι οι εθελοντές να βλέπουν όλα τα στοιχεία. Ο ιεροψάλτης που οργανώνει τη χορωδία χρειάζεται τα τηλέφωνα της χορωδίας, όχι τις καταστάσεις του φιλόπτωχου. Ορίστε ρόλους:

• Ο εφημέριος και ο υπεύθυνος γραμματείας βλέπουν το μητρώο.
• Ο ταμίας βλέπει τις προσφορές και τις αποδείξεις.
• Οι υπεύθυνοι ομάδων βλέπουν μόνο τα μέλη της ομάδας τους.
• Όταν κάποιος αποχωρεί από μια διακονία, η πρόσβασή του κλείνει.

Πόσο καιρό κρατάμε τα στοιχεία

Τα βιβλία των μυστηρίων έχουν μόνιμο χαρακτήρα και ακολουθούν τους κανόνες της Εκκλησίας. Άλλα στοιχεία όμως έχουν ημερομηνία λήξης: η λίστα εγγραφών μιας εκδρομής, τα τηλέφωνα γονέων από ένα παλιό κατηχητικό, οι αιτήσεις για βοήθεια που έκλεισαν. Ορίστε μια φορά τον χρόνο, για παράδειγμα τον Σεπτέμβριο, για να ελέγχετε τι μπορεί να διαγραφεί με ασφάλεια, και καταγράψτε απλά ποια στοιχεία κρατάτε και για πόσο.

Όταν ένας ενορίτης ζητά τα στοιχεία του

Κάθε άνθρωπος έχει δικαίωμα να μάθει τι στοιχεία του κρατά η ενορία, να ζητήσει διόρθωση και, σε πολλές περιπτώσεις, διαγραφή. Αντιμετωπίστε τέτοια αιτήματα με ευγένεια και χωρίς καθυστέρηση. Βοηθά να ξέρετε από πριν ποιος στο γραφείο τα χειρίζεται και πού βρίσκονται όλα τα στοιχεία ενός προσώπου. Αν τα στοιχεία είναι σκορπισμένα σε τετράδια, κινητά και υπολογιστικά φύλλα, η απάντηση γίνεται δύσκολη.

Ασφαλής αποθήκευση

Ένα ντουλάπι που κλειδώνει για τα χαρτιά, κωδικός στον υπολογιστή του γραφείου, αντίγραφα ασφαλείας και όχι αρχεία με στοιχεία ενοριτών σε προσωπικά email ή USB που χάνονται. Αν χρησιμοποιείτε υπηρεσίες στο διαδίκτυο, προτιμήστε παρόχους που αποθηκεύουν τα δεδομένα μέσα στην Ευρωπαϊκή Ένωση και περιγράφουν με σαφήνεια πώς τα προστατεύουν.

Προσοχή στα ομαδικά chats και στις λίστες

Εδώ γίνονται τα περισσότερα λάθη, συνήθως με καλή πρόθεση. Μια ομάδα Viber με εκατό ενορίτες κάνει ορατό σε όλους το τηλέφωνο του καθενός. Ένα email προς πολλούς με τις διευθύνσεις στο πεδίο «Προς» δείχνει σε όλους ποιος είναι στη λίστα. Μια λίστα εορταζόντων που αναρτάται δημόσια ή στέλνεται σε όλους μπορεί να αποκαλύψει περισσότερα απ' όσα θα ήθελε κάποιος. Χρησιμοποιήστε κρυφή κοινοποίηση, κανάλια ανακοινώσεων όπου μόνο οι διαχειριστές γράφουν, και ρωτήστε πριν δημοσιεύσετε ονόματα. Περισσότερα για αυτό στον οδηγό για την επικοινωνία της ενορίας.

Ένα μικρό σχέδιο για να ξεκινήσετε

Καταγράψτε πού κρατάτε στοιχεία σήμερα. Αφαιρέστε ό,τι δεν χρειάζεστε. Ορίστε ποιος βλέπει τι. Γράψτε μια σύντομη ενημέρωση για τους ενορίτες. Ορίστε μια ετήσια μέρα ελέγχου. Δεν χρειάζεται να γίνουν όλα μαζί· κάθε βήμα κάνει την ενορία πιο ασφαλή και πιο αξιόπιστη.

Το Convivia σχεδιάζεται με ρόλους πρόσβασης και αποθήκευση στην Ευρώπη, ώστε τα στοιχεία της ενορίας να μένουν τακτοποιημένα και προστατευμένα. Δείτε τις δυνατότητες.